Страница: [1]

Дать возможность служащим работать более эффективно — значит вести бизнес с умом. Компьютеры на столах служащих, позволяющие пользоваться электронной почтой, обрабатывать тексты и работать с электронными таблицами значительно повысили эффективность работы. И все же многие служащие до сих пор выполняют работу вручную — сражаются с бумажными документами, высылают на одобрение трудно поддающиеся компьютерной обработке приложения к электронным письмам, принимают неразборчивые факсы и перепечатывают наиболее важные корпоративные документы. Очевидно, что такая ситуация требует корректировки.

Если вы уже пытались использовать имеющиеся у вас системы ERP, CRM или систему управления документооборотом для обработки интерфейсной части ваших бизнес-процессов, полагаем, что данный материал будет для вас полезен. Вот семь советов, которые могут вам пригодиться, если вы решили автоматизировать ваши бизнес-процессы.

Совет № 1. Оптимизируйте работу существующих систем (не изобретайте велосипед)

Не тратьте слишком много усилий, чтобы заставить вашу систему работать эффективнее. В противном случае вы так и не добьетесь никаких результатов. Это кажется очевидным, но некоторые технологии настолько сложны, что их установка и внедрение в бизнес-процесс занимают многие месяцы и годы. Выберете программное обеспечение, оптимизирующее работу уже имеющейся у вас IT-инфраструктуры, и вы снизите общие затраты.

Совет № 2. Цените существующие бизнес-процессы

Чтобы минимизировать затраты на обучение служащих и поддержку программного обеспечения, желательно, чтобы онлайновый пользовательский опыт совпадал с оригинальным. Большинство бизнес-процессов включают сбор информации по форме. Если он-лайновая версия формы совпадает с офф-лайновой версией (в Word, Excel, на бумаге и т.п.), служащие уже будут знать, как ей пользоваться. Через какое-то время ваши бизнес-процессы разовьются, и будут удовлетворять уникальными потребностями вашей компании. Сохраните существующие формы, когда будете делать онлайновую версию.

Совет № 3. Внедряйте новые процессы быстро

Создание онлайновой версии процесса не должно быть глобальным программным проектом. Как только вы установите правила бизнеса, бизнес-аналитик (не программист) должен суметь создать, внедрить и поддерживать этот процесс практически без помощи отдела IT. С другой стороны, если для каждого процесса потребуется большая работа по кодировке (HTML, Java, CGI, C++ и т.д.), то вы вряд ли добьетесь многого в плане получения онлайновых и операционных процессов. А когда вы, наконец, завершите эту работу, вполне возможно, что требования и правила бизнеса уже изменятся!

Совет № 4. Исключите ошибки заранее

Неправильно заполненные формы приводят к потере времени, когда их возвращают автору на переработку. Добавьте в онлайновую форму интеллект, чтобы обеспечить проверку достоверности данных на стадии ввода. По возможности выполняйте все подсчеты автоматически. Сделайте обязательные для заполнения поля и не разрешайте начинать (или продолжать) процесс, пока форма не будет заполнена. Если некоторые части формы содержат условия, не отображайте их без требования. Используйте онлайновую поддержку, чтобы избежать путаницы, а также расширенную поддержку. Создатель бизнес-процесса знает типичные ошибки, которые могут возникнуть — поэтому усовершенствуйте форму и бизнес-процесс, чтобы заранее обеспечить меньшее количество ошибок.

Совет № 5. Отслеживайте процессы и не позволяйте им останавливаться

Сделать онлайновые версии форм недостаточно. Если вы отсылаете формы на сервер или прикрепляете формы PDF к электронным сообщениям, но не можете проследить их путь, вы не управляете процессом. Вы должны уметь отлеживать все процессы, которые вы запустили или в которых участвуете, и точно знать их местонахождение в процессе подтверждения. Также ваша система должна высылать автоматические напоминания, если процесс начинает "тормозить". Если ваша система не сможет этого делать, вы можете с таким же успехом использовать бумагу.

Совет № 6. Не набивайте данные вручную, будьте практичны

Информация, полученная от онлайнового процесса, должна помещаться на сервер баз данных без ручного набора. Опять-таки, это кажется очевидным, но типичная ошибка состоит в том, чтобы требовать этой взаимосвязанности с самого начала. Установка этих связей может оказаться сложным процессом, занимающим много времени, и даже не всегда нужным для конкретного процесса. Будьте практичны — осознайте, что экономия времени и повышение эффективности будут оценены тысячами служащих, работающих с онлайновым управляемым процессом, даже если нескольким служащим на сервере, возможно, придется потрудиться над обработкой данных, чтобы получить наиболее приемлемый результат.

Совет № 7. Непрерывно отслеживайте и исправляйте

Тщательно следите за пользованием системой, и вы узнаете многое о своем бизнесе. На макро-уровне проследите, сколько процессов каждого типа запускаются, закрываются и отменяются. Если вы обнаружите, что многие формы в том или ином процессе отменяются, возможно, вам следует отладить процесс. В каждом процессе замеряйте время, требующееся для получения подтверждения об успешном окончании процесса. Отыскивайте и исправляйте "тонкие места". Подумайте над тем, чтобы отыскивать в индивидуальных процессах информацию, важную для управления вашим бизнесом — о расходах, дебиторских счетах, новых служащих и т.д.